SEGUIMIENTO A LA FUERZA DE VENTAS

Uno de los factores más importantes en la gestión comercial, es el seguimiento que le hacemos a nuestra fuerza de ventas. En calidad se dice que lo que no se mide, no se controla y lo que no se controla no se puede mejorar.

En ventas sucede exactamente lo mismo y para los coordinadores comerciales, el control y el seguimiento se convierten en un dolor de cabeza, más aún cuando se tiene fuerza de ventas numerosa.  cada vez nos inventamos planillas, cuadros, reportes, que se le solicita a cada vendedor para que registre su gestión comercial.  Si los reportes son individuales y luego hay que hacer un consolidado para ver el comportamiento del grupo, la mayor parte del tiempo productivo del coordinador se irá en hacer esta tarea operativa de consolidar la información y termina sucediendo lo que siempre pasa con los informes, que son un análisis del pasado, que nos permite analizar lo que sucedió, pero no permite actuar en tiempo real para redireccionar el rumbo y corregir lo que se está haciendo para mejorar los indicadores de gestión.

La mejor forma de hacer seguimiento es  teniendo indicadores de gestión muy prácticos y fáciles de manipular y consolidar.  Sabemos que debemos analizar la gestión individual de cada vendedor, porque cada uno tiene diversas efectividades. Por ello el análisis diario por persona no debe tomar más de 5 minutos. 

Trabajemos con porcentajes de efectividad, partiendo de la cantidad de visitas efectuadas por día y las ventas o propuestas colocadas sobre ese número de visitas. La efectividad mínima esperada sobre visitas realizadas, debería ser del 10%. Es decir que de 10 visitas efectuadas, al menos se obtenga una venta. Esta efectividad varía dependiendo de muchos factores, pero digamos que la mínima es del 10% cuando se trata de trabajos en frío sobre bases de clientes generales no prospectadas con anterioridad.

Cada vendedor debe presentar diariamente su gestión de visitas del día anterior y el plan del día actual. En 5 minutos se puede verificar lo que sucedió con las visitas efectuadas, medir su efectividad y establecer un plan de acción particular. Luego sobre el plan del día actual se proyecta un esperado, que se revisará al día siguiente.

Si implementamos esta metodología de seguimiento diario, vendedor por vendedor, revisando sus agendas y analizando lo que ha sucedido, podremos darnos cuenta de lo que está sucediendo al interior de nuestra fuerza de ventas.

CUANDO SOLO VEMOS LO OBVIO

Vamos tan rápido por la vida, que solo nos preocupamos por ver lo obvio, lo visible, lo tangible, si somos conscientes que nuestros ojos ven solo una parte muy pequeña del espectro electromagnético, entonces sabremos que a nuestro alrededor suceden muchas cosas que pasan desapercibidas, situaciones que nuestros ojos no pueden ver y por lo tanto requerimos de otras habilidades y destrezas para poder verlas e interpretarlas.

En ventas pasa exactamente lo mismo, solo vemos las cifras del mercado, tendencias, indicadores y proyecciones. Se nos pasan los días , semanas y meses tratando de lograr más ventas, llegar mejor al mercado y ganarle a la competencia. 

Los resultados serian mejores si tomamos una pausa y dejamos de simplemente mirar para observar e interpretar.  En cada situación de negocios, hay siempre algo más de lo que se ve a simple vista. Cuando tenemos a alguien en frente, nos está diciendo mucho más de lo que habla o gesticula. No es solo el lenguaje verbal y no verbal. Es mucho más, es su entorno, su forma de vestir, su oficina, sus gestos, modales y en fin, todo el contexto general del momento.

Debemos interpretar los silencios y las palabras con el enfoque de la ontología del lenguaje como diría Rafael Echavarría , maestro formador de coaching ontológico. Seguramente cuando aprendamos a ver más allá de lo obvio, sacaremos el máximo provecho a todos nuestros encuentros con otras personas, no solo en el plano comercial, sino en el plano personal.

Utilizando esta nueva forma de ver, podremos ser mejores líderes, tener equipos de alto desempeño y entender  que la generalidad se forma con particularidades. Por ello en el conjunto, cada elemento cuenta y si sabemos interpretarlo, sacaremos el máximo provecho para el beneficio grupal y personal.

Desarrollar esta habilidad toma tiempo, pero una vez lo logremos, veremos como nos movemos en un plano diferente, donde todo tiene diferentes matices. Es como ver a través de un caleidoscopio lo que siempre veíamos de una sola forma.

Si queremos vender más, debemos aprender a ser más perceptivos y analíticos. Mientras todos van corriendo, dejan aspectos desaprovechados. Solo los que quieran ver lo importante podrán hacerlo, de lo contrario seguiremos perdiéndonos lo mejor que pasa a nuestro alrededor. 

IMPRODUCTIVIDAD EN LA FUERZA DE VENTAS

Constantemente nos hacemos la pregunta de porqué algunas personas alcanzan el éxito en lo que hacen y otras sencillamente no pasan de ser siempre del montón.  Aunque suene despectivo, ser del montón implica no  tener un factor diferenciador con respecto al universo en que nos movemos.

Al analizar las hojas de vida de vendedores que aplican para cargos en ventas, se encuentra en un 90% de los casos, personas que cambian de trabajo en lapsos no mayores a seis meses.  Una rotación tan alta en ventas, refleja a un vendedor que no ha sido existoso. Si consideramos que más o menos se tardará un mes en conocer el producto, dos meses en tener una prospección efectiva de clientes y tres meses en empezar a cerrar negociaciones, quiere decir que solo tuvo  tres meses de experiencia real en la calle.

Cuando se indaga un poco más en la entrevista con estos vendedores, se verifica una muy baja capacidad de trabajo bajo circunstancias difíciles.  Son personas que abandona rápidamente sus proyectos y sus sueños y se escudan en problemas externos para justificar su bajo rendimiento o poca permanencia en los cargos.  Todo se traduce en que son personas que no tienen una disciplina definida para ejecutar sus actividades, Dejan todo al libre albedrío. Igualmente  al analizar resultados de peersonas que ya están ejecutando su gestión como vendedores,  podemos encontrar estos problemas en casi todos los que presentan improductividad.

- No llevan una agenda específica , escrita y planeando al menos la semana presente.

- Son incumplidos con las citas, con frecuencia llegan tarde

- Su vestir es descuidado y su aspecto personal  reflleja cansancio y baja energía.

- Incumpluen los acuerdos.

- Frecuentemente  dicen mentiras para cubrir errores en los procesos.

- En su histórico de ventas, no han llegado al 100% del presupuesto en ningún mes.

Estos aspectos definidos anteriormente,  lamentablemente son característicos en más personas de las que uno se imagina. En nuestra fuerza de ventas son factores muy difíciles de cambiar, porque prácticamente hacen parte de la personalidad del vendedor. No hay cursos, seminarios, charlas de motivación, etc, que puedan cambiarlo.

En conclusión,  no hay que desgastarse tratando de cambiar a personas que no lo harán. Lo mejor es seguir seleccionando vendedores con mejor perfil, que puedan ser más de autogestión y disciplina  y menos que dependan de estarlos controlando.

ZONA DE COMFORT EN LOS VENDEDORES

Es muy fácil que un vendedor caiga en una zona de comfort, lo que hace que este deje de hacer esfuerzos adicionales para lograr los resultados. La zona de comfort podemos definirla como el lugar que hace sentir tranquilo nuestro cuerpo, pero mata en silencio nuestro espíritu.

Cada quien tiene una zona de comfort diferente , pero es lamentable que haya personas que se conforman con tan poco. Si hacemos remembranza de la pirámide de Maslow en la cual nos muestra como son las necesidades de los seres humanos y como van siendo mayores cada vez,  podemos encontrar que hay personas que se conforman con que sus necesidades básicas esten cubiertas. Es decir que simplemente con que tengan techo, comida y vestido  tienen suficiente e inmediatamente se encuenttran en su zona de comfort.

Estos niveles tan bajos de zonas de comfort, son los que explican porque hay gente que se conforma con un mismo empleo por muchos años, que no busca alternativas de mejoramiento ni en su vida ni en su trabajo y que siempre estarán  viviendo bajo la premisa del miedo, cuidando no perder ni un milímetro en su zona de comfort.  En mi opinión esta situación es la que hace que tengamos ciudades o países con diferencias muy marcadas en clases sociales y porque tenemos una clase llamada pobre que no sale de allí sino que por el contrario tiene a permanecer allí por más tiempo.

En ventas tenemos que analizar con exactitud cada uno de nuestros vendedores y como son sus zonas de comfort, que es lo que los motiva y los mueve, a donde están sus sueños y sus metas a  corto, mediano  y largo plazo. Como viven y como tienen a su familia, que quisieran alcanzar en el plano material y en el plano espiritual, etc..

Cuando tengamos esta medida podremos entonces saber a donde llegarán con respecto a las metas planteadas. Si es una buena idea tener una proporción alta de ingreso fijo  con respecto al ingreso variable que dependerá de sus ventas efectuadas.  Hay vendedores que  no dan más a pesar de todos los esfuerzos realizados para que lo hagan. La razón de que esto pase es porque ya están bien en su zona de comfort.   La única motivación para este tipo de vendedores, es amenazar su comodidad y moverles su zona. Solo en este momento se pellizcarán y cambiarán su actitud.

 Si no hacemos este tipo de acciones, podremos tener una fuerza de ventas mediocre que nunca llegará a las metas requeridas.

PRESENTACIÓN EFECTIVA DE VENTAS

Cada que salgo más a la calle con vendedores para hacerles acompañamientos, verifico que falta mucha metodología en lo que respecta al discurso de ventas. Se ve a un vendedor sin un hilo conductor que lleve al cliente potencial desde sus necesidades manifiestas hasta el producto o serrvicio que necesita.

Esta falta de metodología es lo que hace que tengamos bajos niveles de cierrre, o que se requiera visitar al cliente una y otra vez porque hay poca claridad en la oferta comercial. Normalmente el vendedor quiere "recitar" la oferta con sus beneficios generales, sin indagar cual de todos esos beneficios determinados por el área de mercadeo, es el que satisface las necesidades del cliente.

Las propuestas comerciales que tiene la mayoría de las empresas, están llenas de información que poco interesa. Hay propuestas que tienen hasta 30 hojas de información, cuadros, gráficas, etc. Cuando estamos frente al cliente y presentamos una de estas propuestas, lo que hace el cliente es ir a la última página donde están los precios. Nadie lo puede sacar de ahí, así queramos lllevarlo a páginas anteriores para revisar otro tipo de información.

Por lo anterior, no debemos seguir cometiendo los mismos errores:

1.- Nunca entregue una propuesta comercial escrita en la primera cita

2.- Salga de las propuestas proforma. Cada propuesta debe ser personalizada

3.- Recuerde que los seres humanos somos visuales en un 70%, así que haga propuestas visuales.

4.- Lo mejor es hacer una corta presentación con máximo 6 slides , puede hacer uso del power point.

La corta presentación debe asegurar que se guarda el hilo conductor que he mencionado al principio.

1.- Decribir la problemática: Esto nos ayuda a contextualizar las cosas y mostrarle al cliente que hemos entendido sus necesidades.

2.- Presentar cual es el producto que satisface esas necesidades

3.- Resaltar los beneficios del producto

4.- Mostrar los precios con los ahorros implícitos en la inversión

5.- Presentar elementos que propicien el cierre inmediato.

Recuerde que en un alto porcentaje,  cuando se deja una propuesta, la persona con la que estamos hablando debe reunirse con alguien más para tomar la decisión definitiva. Si dejamos un documento muy extenso como habitualmente lo hacemos, dificilmente esta persona podrá hacer una buena presentación a su jefe o junta directiva. En cambio si dejamos la presentación efectiva , esta persona podrá mostrarla más rápidamente y aclarar las dudas que surjan.  No está de más dejar la propuesta proforma donde están todos los detalles de la oferta, pero solo cuando ya hemos presentado la propuesta personalizada.

Mejores presentaciones de ventas nos llevarán a mejores citas de ventas  por supuesto mejores cierres.

EL DETONADOR DE LOS MEJORES VENDEDORES

Definitivamente para ser un buen vendedor, no basta con conocer el producto, haber trabajado en muchas empresas en el área comercial,  saber hablar, tener gusto por relacionarse con los demás, etc.  Hay un factor que marca la diferencia entre los buenos y los malos vendedores.

Este factor, que yo llamo detonador, se llama "GANAS" . Sin las ganas no pasa absolutamente nada y esto explica la razón por la cual vendedores que aparentemente no manejan bien los productos, con una presentación personal deficiente y con técnicas de ventas promedio, hacen grandes negociaciones que nadie llegaría a imaginar.

La mayoría de la gente que no tiene éxito en sus ventas, se debe a que no le ponen ganas a lo que hacen. No tienen ganas de trabajar esa hora adicional, o de visitar ese cliente difícil, o de salir a trabajar cuando el clima está muy caluroso o lluvioso, o no quieren insistir cuando el cliente se torna difícil.

Las GANAS van asociadas también a la NECESIDAD.  Cuando hay necesidad, las ganas se incrementan. Mientras más básicas sean esas necesidades, las ganas son mayores. Por ejemplo si existen necesidades de alimentación por satisfacer, o hay una carencia de aspectos básicos en el hogar, el vendedor sale con mucho ímpetu a vender y está dispuesto a hacer esfuerzos adicionales para conseguir su sustento. Casi podemos decir que el instinto de conservación hizo lo suyo y el vendedor puso a prueba su casta para lograr los resultados.

Cuando las necesidades están cubiertas, cuando en apariencia se tiene todo, el vendedor entra en una zona de comfort y no quiere esforzarse. Quiere que todo le venga sin hacer mucho trabajo y además su ego está tan engrandecido, que se cree mejor vendedor que el promedio y descrema sus clientes potenciales, llegando a despreciar clientes que según su óptica no valen la pena, llevándose grandes sorpresas cuando vendedores con menor experiencia logran buenos negocios con el mismo cliente.

Lamentablemente las GANAS no vienen en inyecciones ni en libros.  Forman parte de la automotivación y de reconocer en cada uno de nosotros que es lo más importante y cuestionar porqué y para que trabajamos. Se pueden disparar cuando asimilamos que el tiempo es uno solo y que la vida es una sola, que no hay un mañana para ser mejores sino que la oportunidad de ser excelentes está en cada segundo que respiremos y en donde nos encontremos.

El detonador está en cada uno de nosotros. La habilidad del gerente comercial está en identificar cual es el detonador de "LAS GANAS" de cada individuo , trabajar con esta persona de manera individual y a través del diálogo hacer que esta persona descubra en si mismo como está su indicador de ganas y que debe hacer para que este indicador siempre esté en la máxima expresión.

EXCEL SIN PAVIMENTO

Siempre he dicho que la mayoría de gerentes  pueden ejercer mejor su cargo con un buen manejo del Excel y de Google que aplicando todos los conocimientos adquiridos en sus estudios universitarios. Con toda la información que está disponible a un solo clic en cualquier lugar del mundo, una persona de inteligencia promedio puede sacar adelante cualquier proyecto.

Pero también es cierto que muchos gerentes se olvidan de sus conocimientos y se limitan a sacar proyecciones basadas solo en el Excel.  Popularmente se dice que el Excel puede con todo y si los cálculos, proyecciones y presupuestos no son analizados bajo el efecto de las variables exógenas y endógenas, se pueden cometer errores muy graves que conducirán a toma de decisiones erradas y resultados obtenidos muy por debajo de las expectativas.

En ventas este análisis debe ser mucho más metódico y deben concursar todas las variables, además del conocimiento del mercado, la demanda, la oferta y la competencia.

Los factores que intervienen en la productividad de la fuerza de ventas, son muchos. Hay factores personales, de competencias, capacitación, motivación, competitividad del mismo producto, capacidad del mercado, capacidad de producción y atención de la demanda, procesos internos deficientes, desajustes en la cadena de producción, problemas de posventa y servicio, o calidad de los productos y servicios a ofrecer.

Un presupuesto comercial basado solo en las fórmulas del Excel, puede llevar al fracaso la gestión de la fuerza comercial, incrementar la rotación del grupo de vendedores y causar el efecto inverso en los resultados. Por ello del "pavimento", es decir , el conocimiento en terreno del mercado y de la gestión comercial, además del personal de ventas y de los procesos, son imprescindibles para poder hacer proyecciones eficaces.

Más Excel, más Google, más investigación, pero sobretodo hay que untarse del pavimento diariamente. menos oficina , menos reuniones, menos computador y más calle, mucha más calle.