jueves, 15 de diciembre de 2016

ETIQUETA EN LAS COMUNICACIONES DIGITALES

Hace apenas 10 años  la única comunicación que teníamos con la oficina era el teléfono fijo y los mensajes que dejaran con la secretaria en unos papelitos que llamaban "fonomemo". Estos papelitos estaban en el escritorio y cuando uno llegaba los leía y sabía quien lo llamó, que necesitaba y a quien había que devolverle la llamada. El e-mail aunque ya existía no era de uso masivo en todas las empresas ni para todos los cargos.  Había una papelera de madera para documentos de entrada y otra para documentos de salida y el buen uso del archivo era vital, pues era nuestra herramienta de seguimiento.

Hoy tenemos a nuestra disposición muchas herramientas de comunicación y tecnología que casi nos dan el don de la ubicuidad y la omnipresencia. El e-mail, WhatsApp, GPS, videoconferencia, smart phone, Linkedin, Instagram, Facebook, Twitter, etc. Estas herramientas nos han convertido en unos maleducados digitales, hciendo uso indebido de las mismas, publicando contenido inadecuado, enviando e-mails innecesarios copiándole a todo el personal de la empresa, contacándo por whats app a personas que no nos ha autorizado para hacerlo en horarios inadecuados,  subiendo temas personales y privados en cuanta red social existe, donde a su vez tiene agregados al jefe y personas de la oficina, etc.

Por ello, así como existen normas de etiqueta para comportarnos en la mesa, cuando hablamos, cuando estamos en lugares públicos, así mismo hay normas básicas de etiqueta que se deben seguir con los medios digitales actuales. A continuación unas cuantas:

1.- Antes de enviar un e-mail corporativo, verfique que a todas las personas que incluyó en la copia, de verdad les interesa el correo. No llene el buzón del correo de los demás con información irrelevante.

2.- Los emoticones déjelos para sus comunicaciones con familia o amigos. No los use en la oficina.

3.- Cuando reciba un correo (e-mail) respóndalo, así sea indicando que lo recibió y luego cuando lo analice lo responderá.

4.- No le pida a su jefe que lo acepte como amigo en Facebook ni red parecida

5.- Por más lindo que le parezca el mensaje en Power Point que pesa 100 MB , no lo envie y menos dentro de la empresa.

6.- No envíe mensajes por Whats app de temas corporativos a menos que haya sido autorizado para hacerlo.

7.- Mire el reloj y el día antes de enviar un mensaje. Nada podrán resolver si envía un mensaje el domingo a las 5:00 AM. solo incomodará a quien lo recibe, a menos que trabaje en el sector de la salud y sea un caso de vida o muerte.

8.- Recuerde tener buena ortografía al escribir un mensaje. Use el corrector de ortografía de Word si tiene dudas.

9.- Use protocolos de comunicación, absténgase de manejar diminutivos, despedirse con besitos, usar apodos, en comunicaciones corporativas o de trabajo.

10.- Si puede pararse del escritorio y decirle a su compañero lo que tiene que decir, hágalo. Es más eficiente en muchos casos que enviar un e.mail.

11.- Deje de enviar grabación de mensajes de voz por Whats app. Para eso está el celular para hablar en doble vía.  

12.- Si marcó un celular y no responden, No debe marcarlo 10 veces seguidas, recuerde que hay cosas personales que cada uno debe hacer y nadie está obligado a responder al primer timbraso.

Como decía al inicio de este artículo, hace 10 años, todo era " a pie" , ninguna empresa quebró, nada dejó de hacerse, la gente y los empleados eran igual de eficientes y hasta más que ahora porque había menos distractores. Por ello, haga uso adecuado de las herramientas digitales y su vida será mucho más llevadera y su trabajo más eficiente.



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